Procesos de dirección de proyectos y su gestión

Las fases o etapas del ciclo de vida de un proyecto, pueden ser alineadas con los procesos de dirección que se relacionan a continuación, tal como lo propongo en Definición del ciclo de vida de un proyecto. Sin embargo, esto no quiere decir que esta es la única manera como interactúan los grupos de procesos de dirección, en la gestión de proyectos en sí.

Busca representar la relación que existe entre los procesos de dirección de proyectos, y sus etapas del ciclo de vida, desde una perspectiva general (el proyecto como un todo) y desde una perspectiva de fase.
Gráfica 1. Procesos de dirección de proyectos y su interacción con el proyecto, a lo largo de su ciclo de vida. Adaptado de [1].

Podemos definir los grupos de procesos de dirección de proyectos, como una asociación lógica de procesos, llevada a cabo para alcanzar unos objetivos específicos. Dichos grupos de procesos de dirección, son independientes a las fases del ciclo de vida del proyecto, ya que pueden llevarse a cabo tanto a nivel general, como dentro de cada una de las fases.

Para explicar con mas detalle cada grupo de procesos de dirección, abordaré las definiciones de cada grupo, desde la perspectiva mas general, alineando los grupos de procesos de dirección con el ciclo de vida del proyecto.

A continuación se explican los grupos de procesos de dirección de proyectos.

Grupo de procesos de inicio

Llevados a cabo para definir que es lo que se quiere lograr en el proyecto. Aquí, se debe compartir la visión del proyecto con los posibles interesados, con el fin de obtener el apoyo necesario. Lo principal de este grupo de procesos de dirección, es definir el alcance, incluyendo a los interesados en dicho proceso de definición, de tal manera que se garantice la alineación de las expectativas de ellos, con el propósito del proyecto [2].

ActividadesObjetivos de cada actividad
Elaboración del caso de negocio: aquí se busca justificar el proyecto. Debe incluir una descripción del fin, una aproximación de costos, así como una presentación de posibles alternativas de solución.Identificar las opciones de solución disponibles y las oportunidades existentes.

Identificar las ventajas y desventajas de cada solución (en costo, desempeño y cronograma).

Identificar de manera preliminar los riesgos.
Recomendar una solución.
Elaboración del estudio de viabilidad: busca identificar las soluciones que cumplan de mejor manera con el objetivo principal del proyecto, ofreciendo finalmente, una clasificación clara de cada una de ellas, usualmente dando prioridad a la relación mas optima entre costos y desempeño.Determinar la viabilidad de cada alternativa de solución.

Profundizar en la solución recomendada en el caso de negocio.

Identificar y analizar los riesgos por cada solución propuesta.

Documentar los requisitos preliminares identificados y todo el proceso realizado de manera formal.
Definición de proyecto: describe el alcance, grupos de interés, roles y responsabilidades para llevar a cabo el proyecto.Definir el alcance del proyecto.

Definir los entregables.

Identificar a los interesados.

Definir la organización del proyecto.

Definir funciones, roles y responsabilidades.

Establecer el plan general de ejecución del proyecto.

Identificar y analizar los riesgos asociados a la ejecución del proyecto.
Definición del equipo de proyecto: describe las responsabilidades inherentes a la ejecución del proyecto, así como su ubicación en la estructura general de la organización.Definir el organigrama detallado, estableciendo las funciones respectivas y las interdependencias entre los miembros del equipo, con el fin de garantizar un flujo de información y un proceso de toma de decisiones asertivo e informado.

Declarar las responsabilidades y competencias, así como las habilidades y la experiencia necesaria requerida en cada puesto, fijando criterios claros para poder hacer seguimiento del rendimiento.

Establecer salarios y condiciones laborales.
Revisión de la fase: se verifica el cumplimiento de los objetivos de las actividades enmarcadas en los grupos de procesos de inicio, y se toma la decisión de pasar a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto.Verificar criterios de cumplimiento de objetivos.

Decidir si el proyecto puede avanzar hacia la siguiente fase del ciclo de vida.
Documentos básicos
Caso de negocio o Plan del proyecto.

Estudio de viabilidad.

Revisión de la etapa.
Alcance de proyecto.

Acta de Constitución (Project Charter).

Grupos de procesos de planificación

Los procesos de planificación, buscan establecer los planes para garantizar los recursos necesarios para alcanzar el objetivo principal del proyecto, dentro del presupuesto y en el tiempo establecido. También, buscan planificar las comunicaciones y las actividades de adquisición. Lo que se busca, es refinar el alcance, y establecer la hoja de ruta [2]

ActividadesObjetivos de cada actividad
Elaboración del plan de proyecto inicial: en este, se declaran los elementos críticos del proyecto, así como la forma en que serán gestionados.Crear la estructura de desglose de trabajos.

Determinar los recursos necesarios y el presupuesto.

Establecer la organización del proyecto.

Especificar la metodología y las herramientas de control y gestión del cambio.

Refinar el análisis de riesgos asociados a la ejecución.

Establecer el plan de comunicaciones.

Proponer el plan de gestión de la calidad.

Proponer el plan de adquisiciones.
Elaboración del plan de comunicaciones: busca garantizar que el flujo de la información sea eficiente y seguro; llegando a las personas indicadas, en momento oportuno y evitando perdidas de información.Establecer grupos de interés de comunicaciones.

Definir las necesidades de comunicación de los interesados.

Identificar los eventos de comunicación requeridos, estableciendo método y frecuencia.

Asignar recursos a los eventos de comunicación.

Establecer agenda de comunicaciones.
Plan de gestión de recursos: busca especificar los recursos necesarios, tales como mano de obra, equipos y materiales para completar el proyecto.Establecer los diferentes tipos de mano de obra necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Establecer las funciones y responsabilidades principales para cada tipo de trabajo.

Establecer el número de personas necesarias en el proyecto.

Establecer los tipos y cantidades de equipos necesarios.

Establecer el costo total de los materiales necesarios.
Plan de gestión financiera: permite establecer un presupuesto. Define los diferentes tipos de gastos en que el proyecto incurrirá (mano de obra, equipos, materiales y costos de administración), así como con una estimación del costo.Establecer los tipos de costos laborales.

Establecer las partidas de equipo necesarios.

Identificar los costos unitarios de mano de obra, equipos y materiales.

Identificar otros tipos de costos, tales como la administración.

Establecer lo requerido para contingencias.
Plan de gestión de calidad: servirá para establecer los objetivos de calidad en los procesos y en los productos.Establecer criterios de calidad para los entregables.

Definir los estándares de calidad.
Plan de análisis y gestión de riesgos: busca estructurar el proceso de identificación y gestión de los riesgos del proyecto.Identificar los riesgos.

Establecer método de evaluación de criticidad.

Categorización y priorización de cada riesgo, en términos de impacto y probabilidad.

Establecer tratamiento de los riesgos después de la evaluación inicial.
Plan de aceptación: incluye una lista de las actividades de prueba de aceptación, criterios y normas que deben cumplirse, así como el plazo de finalización.Establecer una lista con todas las prestaciones del proyecto.

Establecer criterios para obtener la aceptación del cliente.
Plan de compras y gestión de proveedores: establece las necesidades de aprovisionamiento y define el proceso para la adquisición de cada producto incluyendo los plazos de entrega.Establecer los requisitos de contratación.

Establecer los elementos necesarios para completar las adquisiciones y su justificación financiera.

Recopilar información sobre distintos proveedores.
Revisión de la fase: se verifica el cumplimiento de los objetivos de las actividades enmarcadas en los grupos de procesos de planeación, y se toma la decisión de pasar a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto.Verificar criterios de cumplimiento de objetivos.

Decidir si el proyecto puede avanzar hacia la siguiente fase del ciclo de vida.
Documentos básicos
Plan de proyecto.

Plan de gestión de recursos.

Plan de gestión de la calidad.

Plan de aceptación.
Plan de comunicaciones.

Plan de gestión financiera.

Plan de gestión del riesgo.

Grupos de procesos de ejecución

Este grupo de procesos busca completar las actividades planificadas mediante la implementación del grupo de procesos de planificación. Los procesos asociados a la ejecución del proyecto, están orientados a la gestión del cambio, en el control y la recepción de entregables “intermedios”, gestión del riesgo, gestión de los recursos y gestión del tiempo.

ActividadesObjetivos de cada actividad
Asignación de paquetes de trabajo: según la estructura de desglose de trabajos, generando objetivos específicos para el equipo, mediante la ejecución de tareas puntuales.Avanzar en el desarrollo del proyecto, aprovechando eficientemente los recursos.

Potencializar la responsabilidad individual.

Cumplir con los plazos establecidos.
Coordinación de las actividades y recursos: según la planeación previa, prestando especial atención a las dependencias entre tareas y el cumplimiento de plazos.Garantizar el desarrollo de los trabajos y tareas.

Evitar sobreasignaciones.
Cumplimiento de los plazos de productos intermedios: busca garantizar el desarrollo de las actividades del proyecto, dentro de los tiempos establecidos.Avanzar en el desarrollo del proyecto, aprovechando eficientemente los recursos.

Potencializar la responsabilidad individual.

Cumplir con los plazos establecidos.
Monitorización de la ejecución del presupuesto: buscando siempre mantenerse dentro del mismo, buscando economizar, llevando un control de gastos eficaz.Garantizar los recursos financieros necesarios para el desarrollo de todas las actividades.
Monitorización del uso de los recursos: principalmente en lo que respecta a los recursos necesarios dentro de las tareas que tienen un impacto relevante dentro del proyecto (ruta crítica).Garantizar el cumplimiento de hitos.

Cumplir con los plazos establecidos.
Control del tiempo consumido y proporción del proyecto completado: busca optimizar esta relación, permitiendo generar acciones correctivas puntuales, que eviten descompensaciones pronunciadas.Mantener el desarrollo de las tareas del proyecto, dentro de los tiempos y dentro del presupuesto.

Disminuir las probabilidades de fracaso general del proyecto.
Detección de desviaciones y comunicación de las mismas: con base en el seguimiento eficaz, será posible implementar una solución efectiva. Asimismo, se debe garantizar que las desviaciones sean informadas a las personas correctas de manera oportuna, con el fin de garantizar un proceso de toma de decisiones informada.Garantizar tiempos de reacción suficientes, para poder implementar las acciones correctivas pertinentes.

Fomentar la buena comunicación entre las distintas partes interesadas.

Asegurar la aceptación del proyecto.
Implementación de acciones correctivas: estas deben ser aplicadas de manera oportuna. Para ello, se debe facilitar y simplificar lo mas posible, los procesos de toma de decisiones por parte de los interesados involucrados en el evento respectivo.Garantizar el desarrollo del proyecto y cumplimiento del alcance, sin afectaciones relevantes en la ejecución del presupuesto ni en el cronograma.

Asegurar la aceptación del proyecto.
Control y gestión de cambios: busca garantizar la trazabilidad del proyecto.Garantizar la trasparencia en el desarrollo del proyecto.

Facilitar la revisión de los procesos ejecutados.

Facilitar la generación de las lecciones aprendidas.
Revisión de la fase: se verifica el cumplimiento de los objetivos de las actividades enmarcadas en los grupos de procesos de ejecución, y se toma la decisión de pasar a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto.Verificar criterios de cumplimiento de objetivos.

Decidir si el proyecto puede avanzar hacia la siguiente fase del ciclo de vida.
Documentos básicos
Informe de progreso.

Reporte de desviaciones, propuestas de cambio y aceptación.
Minutas de las reuniones.


Grupos de procesos de cierre

Los grupos de procesos de cierre están orientados a completar formalmente el proyecto, incluyendo las obligaciones contractuales que tengan lugar. En términos prácticos, lo que se busca es la aceptación formal de todos los entregables, así como la firma de todos los documentos requeridos para el cierre del proyecto.

ActividadesObjetivos de cada actividad
Evaluación de cada actividad y fase del proyecto.Verificar el cumplimiento de los objetivos.

Identificar las buenas prácticas.
Valoración del proyecto en su conjunto.Visualizar el nivel de éxito alcanzado en el proyecto.
Formalización de la aceptación del proyecto.Garantizar la comprensión por parte de los interesados, de los productos generados en el proyecto.
Entrega de la información complementaria acordada.Garantizar la satisfacción del cliente.
Organización de la retirada de los equipos de trabajo.Liberar recursos.
Entrega de la documentación del proyecto al cliente.Finalizar oficialmente el proyecto
Documentos básicos
Informe de cierre de proyecto.

Revisión post-implementación (PIR).
Aceptación y entrega de proyecto.

Documentación entregable al cliente y materiales de carácter formativo o informacional.

Grupos de procesos de monitoreo y control

Procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso del proyecto, con el fin de identificar áreas en las que se requieran modificaciones.

ActividadesObjetivos de cada actividad
Actualización y seguimiento de los instrumentos de gestión de proyecto.Ganar capacidad de control.
Establecimiento de los indicadores clave de gestión.Aportar métricas sobre las variables más relevantes del proyecto.
Monitorización de los indicadores clave de gestión.Garantizar el tiempo de reacción necesario para actuar, caso de detectarse una desviación.
Comunicación de desviaciones. lo más importante a tener en cuenta en esta acción es la claridad y precisión en la transmisión del mensaje, que se debe completar con la puntualidad en el contacto y la correcta elección del interlocutor.Garantizar la claridad en la transmisión de la información, así como la elección correcta del receptor interesado y en el momento oportuno.
Planificación y ejecución de las acciones correctivas.Garantizar la pertinencia de las acciones correctivas.

Disminuir el impacto de las desviaciones presentadas.
Creación de un plan de contingencias.Garantizar el desarrollo del proyecto, en caso de presentarse desviaciones que impactan la ruta crítica del proyecto.
Documentos básicos
Revisiones de cada fase.

Comunicación de desviaciones.
Actualización del plan de gestión de riesgos.

Comunicación de acciones correctivas.

Espero que este post te sirva de apoyo en la verificación conceptual de los procesos de dirección de proyectos.

Bibliografía

[1] Project Management Institute, Inc., Guía de los FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS, Sexta edición, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2017. 
[2] C. Rincón y O. Jaramillo, «Proyectos, gestión y éxito. Una revisión de la literatura.,» CINA RESEARCH, pp. 34-47, 2017. 
[3] A. Saenz, «El Éxito de la Gestión de Proyectos. Un nuevo enfoque entre lo tradicional y lo dinámico,» 2012.
[4] Online Business School, «Online Business School,» 2020. [En línea]. Available: https://obsbusiness.school/int/blog-project-management/etapas-de-un-proyecto. [Último acceso: abril 2020].

1 comentario en “Procesos de dirección de proyectos y su gestión

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